Depoda Lot ve Son Kullanma Tarihi Takibi: FEFO ve Barkodlu Parti Yönetimi

Yayın Tarihi: 17.10.2026 | Güncelleme Tarihi: 17.10.2026 | Editör: Naron Editör Ekibi

Depoda lot ve son kullanma tarihi takibi, aynı ürünün farklı üretim partilerini ayrı stok kayıtlarıyla izlemeyi sağlayan bir süreçtir. Barkod ve el terminaliyle desteklendiğinde kabulden sevkiyata kadar hangi partinin hangi hareketi yaptığı görülebilir. Son kullanma tarihi olan ürünlerde FEFO yaklaşımı, önce tarihi yaklaşan uygun partinin değerlendirilmesine yardımcı olur.

Lot Takibi Nedir ve Ürün Kodu ile Parti Numarası Nasıl Ayrılır?

Ürün kodu bir ticari kalemi tanımlar; lot numarası ise aynı kalemin belirli üretim veya tedarik partisini ayırır. Örneğin aynı ürünün farklı tarihlerde gelen iki kolisi tek stok kartında görülebilir, ancak izlenebilirlik açısından her kolinin parti bilgisi ayrı tutulmalıdır. Mal kabulde parti numarası, son kullanma tarihi, tedarikçi ve belge referansı birlikte girilir. Ürünün toplam miktarına bakmak, hangi partinin ne zaman geldiğini açıklamak için yeterli değildir. Parti alanı zorunluysa boş veya belirsiz kayıtların doğrudan kullanılabilir stoğa alınmaması gerekir.

Mal Kabulde Parti, Tarih ve Miktar Doğrulaması

Depo personeli önce sipariş veya irsaliye kaydını açar. Ardından ürün barkodunu okutarak beklenen stok kartını seçer, koli üzerindeki lot ve tarih bilgisini kontrol eder. Aynı sevkiyatta bir ürünün birden fazla lotu bulunuyorsa her lot için ayrı satır açılmalıdır. Sayılan miktarla belgede yer alan miktar farklıysa fark, ürünü sessizce sisteme geçirmek yerine kayıt altına alınır. Yırtık etiket veya okunamayan tarih durumunda ürün kontrollü bekleme alanında tutulabilir. Bu yaklaşım sonradan oluşacak iade ve geri çağırma araştırmalarında kayıt zincirini korur.

FEFO ile FIFO Arasındaki Operasyonel Fark

FIFO önce depoya giren ürünün önce çıkmasını esas alırken FEFO son kullanma veya uygunluk tarihi daha yakın olan partiyi önceliklendirir. Tarihli gıda, kozmetik ve benzeri ürünlerde yalnızca giriş sırası esas alınırsa daha erken tarihli bir parti rafta kalabilir. FEFO için sistemin sadece ürün adedini değil, her lotun tarih ve kullanılabilir miktarını da izlemesi gerekir. Sevkiyat hazırlayan görevli önerilen partiyi fiziksel etiketten doğrulamalı, uygun olmayan partiye geçiş için gerekçe kaydı oluşturulmalıdır. Tarih kontrolü işletmenin kalite prosedürünün yerine geçmez; onu destekler.

Depo Raf Adresi ile Lotun Birlikte Tutulması

Bir ürünün hangi depoda olduğu kadar hangi rafta ve hangi partide bulunduğu da önemlidir. Bu nedenle lokasyon kodu ile lot kaydı birlikte saklanabilir. Örneğin A koridoru, üçüncü rafın ikinci gözüne iki farklı lot konmuşsa sistemde iki ayrı kullanılabilir bakiye izlenir. Raf adresi değiştirildiğinde stok taşınması ürün barkodu ve kaynak/hedef lokasyonuyla kayıt altına alınır. Operasyonda fiziksel yerleşim ile yazılım bakiyesinin ayrışması, doğru partiyi bulmayı zorlaştırır. Raf adresleme yaklaşımına ilişkin ayrıntılar için ilgili depo lokasyon rehberine bağlantı verilebilir.

Bu süreci genel depo mimarisi içinde değerlendirmek için depo barkod sistemleri rehberini, lokasyon düzeni için depo raf adresleme yaklaşımını inceleyebilirsiniz.

Sevkiyat Sırasında Yanlış Parti Çıkışı Nasıl Önlenir?

Toplama listesinde yalnızca ürün kodu yazması parti hassasiyeti olan depolar için yetersiz kalabilir. Sipariş satırına uygun lot ve önerilen lokasyon eklenmesi, personelin doğru kutuya yönelmesini kolaylaştırır. Toplayıcı ürün ve lot barkodlarını okutunca yazılım beklenen partiyle eşleştirme yapabilir; uyuşmazlık varsa çıkış onayından önce uyarı üretilmesi değerlendirilmelidir. Parti değişimine izin verilen iş akışlarında yetkili onay ve gerekçe kaydı gerekir. Bu kontrol özellikle birden fazla personelin aynı sipariş üzerinde çalıştığı yoğun sevkiyat saatlerinde faydalıdır.

Geri Çağırma ve Tedarikçi İade İzlenebilirliği

Üretici belirli bir partiyi geri çağırdığında işletme önce lot numarasına göre eldeki bakiyeyi ve hareket geçmişini sorgular. Aynı stok kartının başka lotları otomatik olarak sorunlu kabul edilmez; ilgili kayıtlar ayrı incelenir. Hangi şubeye veya müşteriye hangi lotun gönderildiği, sevk fişlerinin partiyle ilişkili tutulmasına bağlıdır. Karantina statüsü verilen lot yeni siparişlere otomatik önerilmemelidir. İade sürecinde malın fiziki ayrılması ile sistem statüsünün birlikte yürütülmesi, yanlışlıkla yeniden satışa çıkma riskini azaltır.

Son Kullanma Tarihi Yaklaşan Ürünler İçin Kontrol Rutini

Takip yalnızca mal kabul sırasında yapılırsa stokta bekleyen ürünler gözden kaçabilir. Bu nedenle işletme kendi ürün gruplarına göre tarih eşiği, kontrol sorumlusu ve uyarı sıklığı belirlemelidir. Uyarı listesinde ürün, lot, lokasyon, kalan miktar ve tarih birlikte görünmelidir. Son kullanma tarihi geçmiş bir ürün için yazılımın otomatik satış engeli veya kalite kontrol görevi üretmesi, mevzuat ve işletme prosedürüne göre yapılandırılabilir. Uyarı yönetimi tek başına doğru fiziksel raf düzeninin yerini tutmaz.

El Terminali ve Barkod Etiketi Seçimi

Etikette ürün kodu, parti ve tarih bilgisi ayrı alanlar olarak basılabilir; uygun barkod standardı seçimi veri uzunluğuna ve kullanılan okuyucuya bağlıdır. Her cihaz her iki boyutlu kodu okuyamayacağından canlı kullanımdan önce baskı boyutu, yüzey, ışık ve okuma mesafesi test edilmelidir. Depodaki personel tek okutmayla hangi alanların doldurulduğunu görmeli, manuel tarih girişinde biçim hatalarına karşı doğrulama yapılmalıdır. Koli ve tekil paket aynı bilgiyi taşımıyorsa hangi seviyede izleneceği iş akışına göre belirlenir.

Örnek İş Akışı: Aynı Üründen İki Farklı Parti

Tedarikçiden aynı stok koduna ait iki parti geldiğini düşünelim. Birinci partinin tarihi daha yakın, ikinci partinin tarihi daha ileridedir. Kabul personeli her ikisini ayrı satırda kaydeder ve kontrol tamamlandıktan sonra uygun raflara yerleştirir. Sipariş hazırlandığında FEFO kuralı ilk partiyi önerir; personel fiziksel lot etiketini okutarak öneriyi doğrular. İşlem sonrası sevk fişi lot hareketiyle ilişkilendirilir. Sonradan bir kalite bildiriminde hangi partinin hangi fişle sevk edildiği bu hareket zincirinden araştırılır.

Kurulum Öncesi Veri Temizliği ve Yetki Kontrolleri

Yeni lot sistemi kurulmadan önce stok kartlarında tekrar eden kodlar, belirsiz birimler ve eski parti bilgilerinin nasıl ele alınacağı kararlaştırılmalıdır. Depoda mevcut ürünler için başlangıç sayımı yapılmadan yalnızca Excel miktarı aktarmak fiziksel gerçeklikle uyuşmayan sonuçlar doğurabilir. Son kullanma tarihi değişikliği, lot birleştirme ve karantina kaldırma gibi işlemler yetkilendirilmelidir. İşlem kayıtlarının kim tarafından ve ne zaman değiştirildiği izlenebilirse sorun incelemesi kolaylaşır. İlk canlıya geçişte sınırlı ürün grubunda pilot uygulama yapılması yararlıdır.

Uygulama Öncesi Kontrol Tablosu

Parti Kartı Hangi Bilgileri İçermelidir?

Ürün kodu, lot numarası, tedarikçi referansı, giriş belgesi, kabul tarihi ve miktar birbirinden ayrı alanlarda tutulur. Son kullanma tarihi taşıyan stoklarda ürünün kullanılabilirlik statüsü de kayıt kapsamına girer. Bir ürünün farklı tarihlerde gelen iki partisi aynı stok kartına bağlı olsa bile her lot kendi hareket geçmişini korur. Depo görevlisi fiziksel etiketteki parti numarasıyla yazılımdaki kaydı eşleştirir. Belirlenemeyen lotlar için rastgele değer oluşturmak yerine geçici kontrol statüsü kullanılır. Böylece sonradan yapılan geri çağırma incelemelerinde kaynak ve sevk zinciri korunur.

GS1 Etiketleme ve Tarih Doğrulaması

GS1-128 gibi standartlarda uygulama tanımlayıcılarıyla ürün kimliği, lot ve tarih bilgisi taşınabilir. Bunun için okuyucunun veriyi doğru ayrıştırması ve yazılımın tarih alanlarını beklenen biçimde kaydetmesi gerekir. Etiket yüzeyi, baskı yoğunluğu ve okuma mesafesi de canlı kullanımdan önce test edilir. Son kullanma tarihi ile tavsiye edilen tüketim tarihi aynı anlama gelmediğinden ürün grubuna göre ayrı politikalar uygulanır. Silinmiş bir etiketi yeniden basan personelin yetkili olması ve yeni etiketin mevcut parti kaydına bağlanması önemlidir. Etiket yenileme işlemi yeni mal kabul hareketi oluşturmamalıdır.

FEFO Kararı ile Kalite Kontrolünün Ayrılması

FEFO, uygun lotlar arasından son kullanma tarihi en yakın olanı önce seçme yaklaşımıdır. Ancak tarihi en yakın parti kalite blokajında veya müşteri için gerekli kalan raf ömrünün dışında olabilir. Bu durumda sistem önce uygunluk koşullarını değerlendirir, daha sonra tarih sıralaması oluşturur. Operatörün önerilen lotu ve raf adresini okutması, yanlış parti sevkiyatını azaltabilir. Önerilen stok yerinde bulunamazsa farklı partiyi sessizce seçmek yerine sayım veya lokasyon uyuşmazlığı kaydı açılır. Böylece hem siparişin neden geciktiği hem de stok bilgisinin nerede ayrıştığı araştırılabilir.

Kısmi Koli Açılması ve Birim Çevrimi

Koli, paket ve adet birimleri bir arada kullanılıyorsa dönüşüm katsayıları ürün kartında doğru tanımlanmalıdır. On iki adet içeren bir koliden üç ürün alındığında kalan dokuz adet aynı lot altında izlenmeye devam eder. Koli yeniden paketlenirse yeni ambalaj etiketi orijinal lota bağlanır. Açılmış ambalajların ayrı bir lokasyonda tutulması kapalı koli sayımıyla karışmayı önleyebilir. Barkod okutma ekranında hareketin koli mi adet mi olduğu açıkça gösterilir. Yanlış birim seçimi miktar farkına yol açarsa düzeltme işlemi belge ve kullanıcı bilgisiyle kayıt altına alınır.

Lot Bazlı Döngüsel Sayım

Toplam stok doğru olsa bile bir lotta fazla, diğerinde eksik ürün bulunabilir. Bu nedenle kritik ürünlerin sayımı yalnızca stok koduyla değil, lot ve raf adresiyle yapılır. Sayım sırasında devam eden mal kabul ve çıkış hareketlerinin hangi saate ait olduğu belirlenir. Fiili miktarla kayıtlı miktar ayrıştığında yanlış raf yerleştirme, etiket hatası, kısmi koli çıkışı ve kayıtsız transfer tek tek incelenir. Düzeltme fişi gerekçe ve yetkili onayını içermelidir. Bu işlem sayım farkını görünmez kılmak değil, nedenini açıklanabilir şekilde çözmek için tasarlanır.

Geri Çağırma Tatbikatı

Üreticinin belirli bir parti için geri çağırma başlattığı varsayılan bir denemede, önce eldeki lot bakiyesi ve lokasyonları bulunur. Ardından söz konusu lotun hangi sevk fişlerine, şubelere veya alıcılara bağlandığı araştırılır. Aynı ürünün diğer lotları otomatik olarak sorunlu kabul edilmez. Bloke edilen lotun yeni siparişe önerilmemesi kontrol edilir. Tatbikatta eksik belge veya kaydı belirsiz hareket bulunursa süreç güncellenir. Düzenli tatbikat, sistemin yalnızca kayıt tuttuğunu değil ihtiyaç anında bilgiyi geri getirebildiğini görmeye yardımcı olur.

Kurulum ve Personel Eğitimi

İlk aşamada stok kartları ve mevcut lot kayıtları temizlenir, fiziksel sayım yapılır ve veri aktarımı hazırlanır. Ardından küçük bir ürün grubu üzerinde mal kabul, raf taşıma, kısmi toplama, sevkiyat ve iade senaryoları çalıştırılır. Kullanıcılar yalnızca doğru okutma adımlarını değil okunamayan etiket veya uyuşmayan lot durumunda ne yapacaklarını da öğrenir. Pilot sonunda kayıtlı lot bakiyesiyle fiziksel stok karşılaştırılır. Farklar açıklanmadan kapsam genişletilmez. Yetkili kişiler, tarih değişikliği ve karantina kaldırma gibi kritik kararlar için ayrıca tanımlanır.

Raporlama ve İşletme Kararları

Yöneticiler tarih yaklaşan parti miktarını, bloke ürünleri, lot bazlı sayım farkını, parti karışıklığı nedeniyle geciken siparişleri ve tedarikçiden gelen kısa raf ömürlü stokları takip edebilir. Raporlar ürün grubu, depo ve tedarikçi kırılımında incelendiğinde darboğazın kaynağı daha kolay görülür. Yalnızca toplam stok değerine bakmak, sevk edilemeyen veya tarihi yaklaşan bakiyeleri gizleyebilir. Bu nedenle kullanılabilir, karantina ve hasarlı stok durumları ayrı raporlanır. Ölçümlerin anlamlı olması için veri giriş kurallarının tüm vardiyalarda tutarlı uygulanması gerekir.

Lot Bazlı Sipariş Toplamada İstisna Akışı

Depo görevlisi siparişe ait ürün kodunu okuttuğunda birden fazla uygun parti bulunabilir. Uygunluk filtreleri tarih, kalite statüsü ve müşteri şartlarına göre çalışmalıdır. Sıradaki lotun fiziksel rafta bulunamaması durumunda personelin sonraki lotu doğrudan seçmesi yerine uyuşmazlık nedeni kaydedilir. Sayım incelemesinden sonra yetkili personel alternatif partiye onay verebilir. Böylece sistemin önerdiği miktar ile gerçek stok arasında yaşanan fark, sevkiyat fişine gizlenmiş olmaz. Aynı sipariş için birden çok lot kullanılıyorsa her lot ve miktar sevk satırında görünmelidir. Hangi partinin hangi müşteriye gönderildiği sorulduğunda yalnızca tarih aralığına bakmak yerine kesin hareket bilgisi bulunabilir.

Parti Hareketleri İçin Yetki Matrisi

Her depo personelinin lot tarihini değiştirmesi veya karantina kararını kaldırması doğru bir kontrol modeli değildir. Mal kabul, raf transferi, stok düzeltmesi, kalite blokajı ve sevk onayı ayrı işlem yetkileri olarak tanımlanabilir. Bir çalışanın yaptığı düzeltme gerektiğinde ikinci bir sorumlunun onayına bağlanır. Sistem aynı zamanda önceki değer, yeni değer, açıklama, tarih ve kullanıcıyı kayıt altına almalıdır. Bu bilgiler operasyonun günlük akışını ağırlaştırmadan denetlenebilirlik sağlar. Yetki değişikliklerinin personelin görev değişimleriyle birlikte güncellenmesi önemlidir. Ayrılan çalışanların hesaplarının açık kalması, işin doğru kaydedilmesini sağlayan kontrolleri zayıflatabilir.

Depo ve Satış Ekibi Arasında Bilgi Akışı

Satış ekibi bazı ürünlerin stokta mevcut olduğunu gördüğünde bu ürünlerin tamamının hemen sevke uygun olduğunu varsayabilir. Lot takibinde toplam miktar ile kullanılabilir miktar farklı olabilir. Kalite kontrolünde bekleyen, tarihi yaklaşan veya müşteri şartını karşılamayan parti toplam stokta göründüğü halde siparişe önerilmemelidir. Satış temsilcisinin ekranında teslim edilebilir miktar ve gerekiyorsa kontrol uyarısı görünmesi, müşteriye yanlış teslim tarihi verilmesini azaltır. Depo çalışanı da siparişi hazırlarken müşterinin asgari kalan raf ömrü gibi özel şartlarına erişebilmelidir. Böylece iki ekip aynı stok verisine farklı yorum getirmez.

Aylık Kontrol ve Sürekli İyileştirme

Canlı kullanımdan sonra ay sonunda lotu belirsiz kalan stoklar, açıklamasız düzeltmeler ve tarihi geçtiği halde uygun statüde duran ürünler kontrol edilir. Tedarikçilerden eksik etiketle gelen koliler ayrı raporlanır. Vardiyalar arasında farklı uygulama alışkanlıkları bulunuyorsa eğitim ve ekran yönergeleri gözden geçirilir. İncelemede ortaya çıkan hata için yalnızca ilgili kayıt düzeltilmez; hatanın tekrarlanmasını engelleyen kabul veya sevkiyat kuralı belirlenir. Envanter raporları ile fiziksel raf kontrollerinin birlikte değerlendirilmesi, kullanılan yazılımın sahadaki davranışla uyumlu kalmasına yardımcı olur.

Sıkça Sorulan Sorular

Lot numarası barkodda bulunmak zorunda mı?

Hayır. Barkodda taşınabilir veya ürün okutulduktan sonra ayrı alana girilebilir; yöntem izlenebilirlik gereksinimine göre seçilir.

FEFO hangi ürünlerde kullanılır?

Son kullanma veya uygunluk tarihi ile yönetilen ürünlerde kullanılır; işletmenin kalite kuralları ayrıca uygulanır.

Aynı raf üzerinde farklı lotlar tutulabilir mi?

Tutulabilir; fiziksel ayrım ve lot-lokasyon kayıtları açık olmalıdır.

Tarih geçince ürün otomatik silinir mi?

Silinmemelidir. Uygun blokaj, kalite kontrol veya imha prosedürüne yönlendirilmelidir.

Lot izlenebilirliği için el terminali şart mı?

Şart değildir; ancak okutma ve doğrulama, yoğun operasyonlarda manuel giriş yükünü azaltabilir.

Geri çağırmada hangi kayıtlar gereklidir?

Lot, kabul belgesi, stok hareketi, sevk belgesi ve varsa alıcı ilişkisi gerekir.